GDPdU Richtlinien

Bereiten Sie Ihre Waagen und Kassensysteme auf 2016 vor!

Bereits seit 2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, dem Betriebsprüfer zur Auswertung überlassen werden. Hier heißt es laut § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO: „Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.“ 2016 tritt eine Spezifikation der Regelung von 2002 in Kraft. Die neue Gesetzesvorlage wird konsequent durchgesetzt und bei Verstoß drohen Strafgelder oder die Verwerfung und eine Schätzung der Buchführung.

Viele Systeme können die geforderten Exportdaten nicht erstellen und müssen daher bis spätestens 2016 durch GDPdU-konforme Systeme ersetzt werden. Das Bundesfinanzministerium (BMF) unterscheidet in drei verschieden Typen:

  • „Nicht aufrüstbare Kassen“
  • „Elektronische Registrierkassen“
  • „PC Kassen“

Seit dem 26.11.2010 angeschaffte Systeme sollten vom Typ 2 oder Typ 3 sein. Für alle Systeme, die vor dem Stichtag (26.11.2010) angeschafft wurden, soll eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2016 gelten, die allerdings zusätzlich an weitere Auflagen gebunden ist.

Diese neuen Richtlinien betreffen Betriebe in allen Bereichen (Gastronomie, Hotellerie, Apotheken, Tankstellen, Einzelhandel, Fleischer, Bäcker, etc.).

Der Gedanke „betrifft mich nicht“ wäre hier fatal.

 

Was ist ein GDPdU-konformes Kassensystem?

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bedeutet konkret, dass Transaktionsdaten als Export auf dem Datenträger dem Finanzamt zur Überprüfung überlassen werden müssen.

Folgende Anforderungen muss Ihr Kassesystem erfüllen:

  • Jede Buchung muss im Kassensystem detailliert und nachvollziehbar über einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden.
  • Jeder Bericht muss im Kassensystem nummeriert und reproduzierbar über einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert werden.
  • Jede Änderung und das Löschen von Daten muss inhaltlich im Kassensystem protokolliert werden.
  • Artikeldatenänderungen (wie Rabatte, Happy Hour, Gutscheine, Verlustgründe, etc.) müssen inhaltlich und zeitlich nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Die Daten Ihrer Kasse müssen vom Prüfer digital einlesbar sein.
  • Der Speicherort, die Datenbank und das Betriebssystem Ihres Kassensystems muss dem Betriebsprüfer dargelegt werden.
  • Das Programmierhandbuch Ihrer Kasse muss vollständig vorliegen und jede Funktion muss Ihnen darin detailliert erklärt werden.

 

Die Empfehlung der Gerd Thom GmbH für Ihre Waagen und Kassensysteme

Sie sollten unbedingt prüfen, ob Ihr derzeitiges Kassensystem den aktuellen Anforderungen des BMF entspricht. Wichtig ist, dass Ihr System über ausreichend Speicherplatz verfügt, um die Daten über 10 Jahre abzuspeichern. Aufrüsten löst das Problem nur kurzfristig: Bietet der Kassenhersteller ein Softwareupdate oder eine Speichererweiterung an, müssen Sie der Vorschrift entsprechend nachrüsten. Des Weiteren müssen Sie sich immer wieder informieren, ob Ihr Kassensystem auf dem neuesten Stand ist. Sobald ein neues Update vorliegt, haben Sie die Pflicht der ständigen Aktualisierung. Wenn Sie die Updates nicht aktualisieren, besteht das Risiko, dass diese Tatsache negativ bei einer Betriebsprüfung ausgelegt wird.

Wie empfehlen Ihnen daher schnellstmöglich auf ein GDPdU-konformes System umzustellen, damit sämtliche Daten vom Betriebsprüfer vor Ort in eine Prüfersoftware eingelesen und ausgewertet werden können. Kassensysteme des Typs 3 (PC Kassen) stellen keinerlei Probleme für das Finanzamt dar – auch nach der Übergangsfrist nicht.

Waagen und Kassensysteme der Gerd Thom GmbH erfüllen alle Anforderungen des Bundesfinanzministeriums in vollem Umfang.

Sollten Sie noch weitere Informationen wünschen oder Fragen haben, wenden Sie sich an uns.

Wir sind gerne für Sie da!